Winkelen op afspraak: Zo stel je het in

Het heeft even mogen duren, maar vanaf 3 maart zijn er weer versoepelingen mogelijk binnen de corona regels. Het onderwijs gaat deels weer open, kappers en masseurs mogen weer aan de slag en mensen (tot 27 jaar) mogen weer samen buiten sporten.

Daarnaast is het vanaf 3 maart ook mogelijk voor winkeliers om deels open te gaan, namelijk door Winkelen op afspraak.

Je hebt een winkel en wilt hiervan gebruik maken, maar hoe pak je dit aan? Hoe zorg je er voor dat je voldoet aan de regels en tóch zo veel mogelijk klanten binnen kunt hebben in jouw winkel?

In dit artikel leggen we je uit hoe je aan de hand van Calendly een reservering formulier kunt maken voor op jouw website!

Direct naar Winkelen op afspraak instellen arrow_forward

Het formulier hoef je niet per se op je website te plaatsen!

Waarom zou je het doen?

Vanaf 10 februari is het mogelijk voor winkels om open te gaan voor de zogenaamde ‘Click en collect’. Hiermee kan je online een bestelling doen en bij de winkel op afspraak komen ophalen.

Maar er zijn weinig winkels die hier daadwerkelijk wat mee hebben gedaan.

Vanaf 3 maart gaat dit anders. Nu mag je je klanten bij je laten komen winkelen, mits ze zich minimaal 4 uur van tevoren aanmelden én er binnen je winkel aan de corona regels kan worden gehouden.

Waar moet je aan voldoen?

Je winkel kan niet zomaar open gaan en iedereen langs laten komen. Zo ver is het helaas (nog) niet.

Maar waar moet je dan wél aan voldoen om je winkel open te doen, zodat je klanten veilig kunnen winkelen?

• Klanten moeten zich minimaal 4 uur van tevoren aanmelden
• Klanten moeten minimaal 10 minuten in de winkel zijn om te voorkomen dat ze elkaar te snel afwisselen en met elkaar in contact komen
• Per verdieping in je winkel mogen er maximaal 2 klanten tegelijk zijn
• En, zoals overal, heb je klachten? Dan blijft je thuis.

Kun je aan al deze bovenstaande punten voldoen? Dan kunnen we aan de slag met het aanmeldformulier voor jouw klanten!

 

Winkelen op afspraak instellen

Om je klanten zich vooraf te laten aanmelden gaan we Calendly gebruiken. Dit is een online reserveringstool met een gratis versie die je ideaal kunt gebruiken om je klanten zich te laten aanmelden.

Laten we stap voor stap aan de slag gaan.

1. Om te starten moeten we een account aanmaken bij Calendly. Heb je een Google-account? Dan kun je ook die gebruiken om in te loggen.
2. Zodra je een account hebt aangemaakt, of bent ingelogd met Google kom je bij de set-up van je account terecht.
3. Op het eerste scherm maak je je Calendly URL aan. De makkelijkste keuze is om hier de naam van je winkel of je eigen naam voor te gebruiken. In ons geval zou dat ‘calendly.com/controlf5’ zijn.
4. Ook kies je hier je tijdzone, maar deze staat vaak al standaard goed ingesteld.
5. De volgende stap is het instellen van je openingstijden. Voor het gemak kiezen we niet nu voor maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 17:00
6. Als je alle stappen hebt doorlopen kom je terecht bij het overzicht van je ‘Events’.
7. Hier kunnen op ‘New Event Type’ klikken om een nieuw evenement aan te maken. Kies hier voor ‘One-on-One’ (één-op-één) en klik op ‘Create’.
8. Hier kunnen we het event een naam geven, in dit scenario kiezen we voor Winkelen op afspraak en kiezen we voor ‘In-person meeting’ als locatie type.
9. Heb je nog extra informatie die je bij het formulier wilt tonen? Dan kun je deze hier bij ‘Description/Instructions’ invoeren.
10. Als laatste kun je hier een URL opgeven en een kleur kiezen. Standaard is de URL gelijk aan de naam van je event, dus /winkelen-op-afspraak in dit geval. En de kleur wordt gebruikt als kleurtje hoe de evenementen in je agenda worden weergegeven.
11. Zodra je door gaat naar de volgende stap, krijg je de optie op aan te geven tot hoe ver in de toekomst je klanten wil laten inplannen. Gezien we eigenlijk niet weten hoe lang ‘Winkelen op afspraak’ de regel blijft, laten we deze op standaard 60 dagen staan.
12. Hierna kun je aangeven hoe lang je klanten binnen zijn, dit moet minimaal 10 minuten zijn. Maar kies hierbij een gemiddelde wat past voor jouw klanten.
13. Vervolgens kun je je openingstijden kiezen, heb je andere openingstijden dan dat je in het begin hebt aangegeven dan kun je deze hier specificeren.
14. Om te voldoen aan de minimale 4 uur die klanten van tevoren moeten aanmelden, kun je onderaan op ‘Additional rules for you availability’ klikken en invoeren dan klanten minimaal 4 uur van tevoren moeten aanmelden.
15. Als laatste kun je een buffer tijd ingeven. Dit is handig als je na het bezoek van een klant op bepaalde plekken wilt/moet desinfecteren.
16. Alles ingevuld? Top! We zijn helemaal klaar. Nu kun je naar de URL gaan die je hebt aangemaakt en kun je deze delen met je klanten om ze hun bezoek moment in te laten plannen!

Als standaard taal staat Engels ingesteld. Als je op de bewerkpagina van je event bent, kun je links boven in op ‘Invitee language’ klikken en Dutch selecteren.

Je afspraak link delen

Nu wil je natuurlijk deze link met je klanten delen. Doe dat bijvoorbeeld via Instagram, LinkedIn, Facebook of zet het op je eigen website.

Winkelen op afspraak op jouw website

Calendly biedt een hele makkelijke manier aan om het evenement op jouw website te tonen.

Als je naar de voorpagina van je account gaat door op ‘Home’ te klikken zie je hier het overzicht van je evenementen, waaronder degene die we net gemaakt hebben ‘Winkelen op afspraak’. Rechtsbovenin van dat blokje zie je een tandwiel staan. Als je daar op klink kun je kiezen voor ‘Add to website’.

Hier hebben we 3 opties, wij vinden ‘Inline embed’ de meest makkelijke optie. Kies daarvoor en dan krijg je een stukje code te zien die je op je website kunt plaatsen.

Maak je gebruik van een van onze basis websites? Dan kun je gebruik maken van het ‘Aangepaste HTML’ blok. Werk je niet in onze basis website, maar wel in WordPress. Zoek dan voor een ‘HTML’ widget of plaats de code in je editor door aan de rechter bovenkant op ‘tekst’ te klikken.

Kom je er niet uit? Je webbureau kan dit gemakkelijk voor je doen.

Dit is het resultaat:

Liever uitbesteden?

Wij kunnen je helpen. Stuur ons een berichtje en dan gaan we aan de slag!