Wat is Google Workspace?

Google Workspace is een cloudgebaseerd productpakket waarmee teams vanaf elk apparaat en op elke locatie kunnen communiceren, samenwerken en dingen gedaan kunnen krijgen.

Het is makkelijk te configureren, te gebruiken en te beheren, zodat uw bedrijf zich kan richten op de zaken die echt belangrijk zijn.

Een paar voordelen van Google Workspace

  • Zakelijke email met jouw eigen domeinnaam
  • Een professionele indruk maken op je klanten
  • Toegang vanaf elke locatie en ieder apparaat
  • 30GB online opslag
  • 99.9% up-time garantie vanuit Google

Direct aan de slag?

En ja, wij als Control F5 maken er ook gebruik van!

Google Workspace instellen voor jouw bedrijf in 3 stappen

  1. Een account aanmaken bij Google Workspace (G Suite)
  2. Domein eigendom verifiëren
  3. Email instellen met MX Records

Stap 1: Een account aanmaken bij Google Workspace (G Suite)

Om te beginnen moet je een account aanmaken bij Google Workspace (G Suite).

Account aanmaken met 10% korting!

Allereerst zul je een keuze moeten maken welk abonnement je wilt gaan gebruiken.

Google Workspace abonnementen

Als je een keuze hebt gemaakt klik je op Aan de slag bij het gekozen abonnement en zul je worden doorgestuurd naar de wizard om je account in te stellen.

Hier vul je allereerst wat basis informatie over je bedrijf in. Zodra je dit hebt gedaan klik je op Volgende.

Google Workspace basis informatie

Op het volgende scherm vul je je contactgegevens in die straks gebruikt worden voor je Google Workspace account als administrator.

Ook moet je een (bestaand) email adres invoeren waar je nu al toegang tot hebt. Of dat nu een bestaand zakelijk adres is of een persoonlijk adres, omdat je nog geen zakelijke hebt, maakt niet uit.

Google Workspace contactgegevens invoeren

Als je alles hebt ingevuld klik je weer op Volgende en word je doorgestuurd naar een scherm waar je de keuze krijgt of je gebruik wilt maken van een bestaande domeinnaam of een nieuwe nodig hebt. We gaan ervan uit dat je al een domeinnaam hebt (waar je website op staat). Heb je deze nog niet, lees dan hier hoe je er een kunt aanvragen.

In dit geval kiezen we dus voor Ja, ik heb er een die ik kan gebruiken

Google Workspace domein keuze

Voer vervolgens de domeinnaam in die je wilt gaan gebruiken en klik op Volgende.

Google Workspace domeinnaam invoeren

Vervolgens controleer of dit de domeinnaam is die je wilt gaan gebruiken en klik je op Volgende.

Google Workspace controleer domeinnaam

Als je dit allemaal hebt gedaan kom je op het scherm waar je de gegevens voor je account gaat invullen. Dit zijn de gegevens waarmee je straks kan gaan mailen en inlogt op in je Google Workspace (G Suite). Dus onthoud deze gegevens goed!

Heb je je gegevens ingevuld, klik dan op Akkoord en doorgaan om de account wizard af te ronden.

Google Workspace account aanmaken

Hierna zul je gevraagd worden om in te loggen met het account dat je net hebt gemaakt. Waarna je je account moet afmaken en je betalingsgegevens moet invoeren.

Stap 2: Eigendom verifiëren

Deze stap zal wat meer technisch zijn dan de vorige stap. Hier gaan we er namelijk voor zorgen dat Google je domeinnaam mag gebruiken voor je Google Workspace (G Suite) account. Dit doen we door gegevens toe te voegen aan je DNS Records.

De eerste stap hier in is het toevoegen van een TXT-record aan je DNS.

Zodra je het toevoegen van een domeinnaam start, moet je een keuze maken bij welke hosting partij je domeinnaam hebt geregistreerd. Het makkelijkst in dit geval is om te kiezen voor Anders, omdat de meeste Nederlandse registars hier niet tussen staan.

Google Workspace hosting keuze

Om het TXT-records toe te voegen ga je naar de website waar je je domeinnaam hebt gekocht en log je in.

In het dashboard van de website zoek je naar je domeinnaam en het DNS Beheer hiervan. Waar dit precies zit, verschilt per organisatie.

Zodra je deze hebt gevonden kun je een nieuwe TXT-record gaan toevoegen die de volgende informatie bevat:

  1. Naam: Je domeinnaam
  2. TTL: 86400
  3. Type: TXT
  4. Waarde: De code die je hiervoor van Google hebt gekregen. (google-site-verigication=HIER_STAAT…)

Heb je dit ingevuld en op opslaan geklikt? Dan kun je terugkeren naar de wizard van Google en klik je op Verifiëren. Het kan zijn dat het verifiëren van je domeinnaam wat langer duurt, maar Google zal dit automatisch regelmatig controleren.

Lukt het niet met het vinden van de DNS-gegevens bij je hosting partij, neem dan even contact met ze op of zoek de documentatie waar je dit precies kunt vinden.

Stap 3: MX Records toevoegen voor je email adres

De laatste technische stap die je moet ondernemen is het toevoegen van een MX Record. Hiermee kan Google Workspace straks je e-mail voor je beheren, zodat je straks in je Google Workspace account je zakelijke email kunt ontvangen.

Om dit te doen moet je nogmaals inloggen bij de plek waar je je domein hebt gekocht en weer terug gaan naar het DNS beheer.

Hier zul je misschien al MX Records zien staan. Deze mag je verwijderen, maar noteer ze wel ergens als back-up.

Voeg vervolgens de volgende MX Records toe:

Naam/Host/Alias Time to Live (TTL*) Recordtype Prioriteit Waarde/Antwoord/Bestemming
@ of leeg 3600 MX 1 ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ of leeg 3600 MX 5 ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ of leeg 3600 MX 5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ of leeg 3600 MX 10 ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ of leeg 3600 MX 10 ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM

Sla je wijzigingen op en keer terug naar de installatietool in je beheerdersconsole van je Google Workspace.

Klik in het gedeelte voor Gmail op Activeren en controleer of je alle (bestaande) e-mailadressen hebt gemaakt en klaar bent om je e-mail vanaf nu via Gmail te ontvangen en klik op Doorgaan. Onderaan de pagina klik je op Gmail activeren

Meestal duurt het even voordat alle instellingen verwerkt zijn. Veranderingen aan je DNS-records kunnen soms 48 tot 72 uur duren voordat deze verwerkt zijn. Hierdoor kan het dus even duren voordat je al je email in Gmail ontvangt. Ontving je eerder al email op dit mail adres, dan zal je email in de tussentijd daar ook nog blijven binnenkomen totdat de DNS-aanpassing is verwerkt.

Afsluitend hoe je je Google Workspace beheert

Zodra alle DNS aanpassingen zijn verwerkt, is je gehele Google Workspace ingesteld voor je bedrijf en kun je gebruik maken van Gmail met je eigen zakelijke mail adres.

Om alles rondom je Google Workspace te beheren ga je naar admin.google.com. Hier kun je nieuwe gebruikers toevoegen, domeinnamen beheren, maillijsten maken en nog veel meer. Om meer te weten te komen over je de beheerdersconsole van je Google Workspace kun je deze pagina van Google bekijken.